在Yintl(鷹騰咨詢)咨詢經歷中,我們經經常會被客戶的人力資源負責人問這么一個問題:職位說明書究竟有什么用?如果有用,怎么編寫?在哪些地方可以用到職位說明書呢?
事實證明,在職位說明書管理上大部分的企業http://www.stonebuy.com/enterprise/都是這么一種規律:企業http://www.stonebuy.com/enterprise/在發展的過程中,沒有對組織建設進行系統思考,對它的重視度不夠,平時對職位也沒有有效的管理起來。很多公司對職位是沒有規劃的,需要人員處理事情了,馬上申請設立一個職位,招聘人員,入職上崗。人力資源部到處去發布信息,找人、挖人、面試,向用人部門推薦,可是推薦了很多人都不是用人部門想要的,或者是招進來試用了一段時間,發現不行又重新要求人力資源部去招人。如此,一來二往,人力資源部就弄不明白了“這么多人都不行,是不是故意刁難我呀”;用人部門也不干了“推薦的都不是我想要的,人力資源部是不是能力有問題呀”。好不容易招到人了,把人員的問題解決了。各部門內部和部門之間又出現了很多問題。招來的人不知道怎么去培訓,不知道怎么用,今天安排干這個,明天安排干那個,社會主義的一塊磚,哪里需要哪里搬。新進員工也弄糊涂了,我究竟來干什么的?為什么沒有告訴我呢?這時候,企業http://www.stonebuy.com/enterprise/意識到需要明確部門和職位的職責,由人力資源部牽頭,開始著手編寫職位說明書。人力資源部制定了詳細的計劃,把任務分派到每個部門負責人,各部門開始下筆。有些部門負責人不愿意動筆,人力資源部干脆就自己代筆。終于,公司大大小小的職位說明書都提交上來了,人力資源部對所有的職位說明書進行編號、封檔、下文。這時候,人力資源部終于松了一口氣了,這下可以交差了,公司的管理一定會隨著上升一個檔次。經過一段時間后,令人力資源部詫異的是,最嚴重的,還是那些問題,一點都沒有解決,而且新問題還在不斷涌現。于是,開始質疑職位說明書的作用了,抗拒的人員越來越多,使用的地方、頻次慢慢減少了,最后,鎖在人力資源的電腦了,再也沒有出現過。以上,就是職位分析在企業http://www.stonebuy.com/enterprise/里通常的命運。那么這是為什么呢?我們一起來分析根源。
1、管理人員不夠重視。在這里不是說企業http://www.stonebuy.com/enterprise/家不重視,而是企業http://www.stonebuy.com/enterprise/的管理人員,特別是中層管理人員不夠重視,認為這是人力資源部的事。人力資源部在這里只能充當監督、指導說明書編寫的角色,真正的責任人是各部門負責人。因為部門負責人才最了解部門內部職位的職責,部門運作的流程和人員的分工合作。部門負責人要 對部門內所有職位負責,安排任職者編寫職位說明書,對提交上來的職位說明書進行審核。
2、忽視職位分析。職位說明書的編寫包括兩部分,一是職位分析,二是職位說明書的編寫。職位分析就是以戰略為導向,以組織為基礎,與流程相銜接,對職位 信息進行收集、整理、分析與綜合的一系列工作程序、技術與方法。職位分析的成果就是職位說明書。只有把職位分析做好了,職位說明書的質量才能保證。
3、沒有使用職位說明書的意識和流程。職位說明書編寫出來以后,人力資源部就以為萬事大吉了,把職位說明書鎖在電腦里。職位說明書如果沒有使用的話,只是一張張廢紙,沒有任何作用,只有跟人力資源的具體工作聯系起來,才能起到基礎的作用。所以,完成職位說明書以后,人力資源部需要做的不是松懈下來,而是趁熱打鐵,宣貫職位說明書的重要性,培訓、指導各部門如何使用職位說明書,建立一系列的制度、流程來充分發揮職位說明書的作用。
4、忽略動態管理。職位說明書編寫好以后,不是一勞永逸的事。隨著企業http://www.stonebuy.com/enterprise/的變化、戰略方向的改變、組 織發生變革、流程優化,職位的職責也會發生變化。所以,一定要建立職位說明書的動態管理機制,適時更新職位說明書。
5、人力資源人員指導作用偏弱。人力資源人員在編寫職位說明書的工作中,雖然不是編寫的主要負責人,但是作用非常重大,需要組織、培訓、指導各部門進行職位分析,編寫職位說明書,對質量進行把關,最后,還需要使用、維護職位說明書管理系統。如果,人力資源人員的專業水平不到位的話,必然會影響職位說明書的質量和系統管理。在我們的調查中,職位說明書半路夭折的原因,很多就是人力資源部門的專業指導不夠,缺少足夠的技能和方法。最多的是,不知道如何使用職位說明書,放著一把利劍不知道如何使用。
以上5點,是在職位分析里常犯的錯誤,希望能給企業http://www.stonebuy.com/enterprise/和人力資源人士一些提示。職位分析是人力資源管理的基礎,希望企業http://www.stonebuy.com/enterprise/能夠認識到職位分析的重要性,建立一套真正適合企業http://www.stonebuy.com/enterprise/實際需要的職位管理體系。在鷹騰管理上市系列叢書之《上市·策》一書中,有對如何開展職位分析工作做出了詳細的闡釋。
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