江西省景德鎮市第一人民醫院醫療設備的采購日前落下帷幕，景德鎮市財政局政府采購管理辦公室綜合科的工作人員正在進行采購材料的整理、歸檔工作。

      景德鎮市政府采購辦公室主任張純告訴記者，今年我們出臺了《景德鎮政府采購項目檔案管理暫行辦法》（以下簡稱《辦法》），“該《辦法》將促進我市政府采購檔案管理逐步走向規范化，并且歸檔的內容也進一步明確化”。www.stonebuy.com

      歸檔內容明確

      此前，景德鎮市政府采購辦沒有明確規定采購資料歸檔的內容，雖然《政府采購法》有相關的要求，但是，歸檔文件的內容、文件歸檔的順序等沒有明確的規定。

      《辦法》恰恰彌補了這一空白，并指出，項目的前期準備材料、項目的招標（詢價、談判等）文件材料、項目的開標文件材料、項目的投標（報價等）文件材料、項目的評審文件材料等8類材料屬于歸檔內容，并且每一類材料，景德鎮市政府采購辦還將其進行了進一步細化，比如，項目的投標（報價等）文件材料包括：已發出采購文件（包括招標、詢價、競爭性談判、單一來源采購的有關文件、資料、樣本、圖紙等）、已發出采購文件的必要澄清或修改的文件、采購公告（包括招標公告等）、邀請招標函、詢價函或者談判邀請函、購買招標（詢價等）文件的登記記錄（包括不足三家的情況記錄）等9項內容，可謂詳細全面。

      同時，該《辦法》要求，卷內檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為項目立項準備、項目招標、項目開標、項目評審、招標結果、項目合同、項目驗收的文件材料及其他資料，以便于后期的查找和翻閱。

      明確劃分責任

      “該《辦法》的出臺，不僅僅要規范政府采購檔案管理行為，而且還有一個重要的目的就是規范景德鎮市政府采購辦內部的工作，加強內部的協調合作，明確責任，將責任落實到人”，張純表示。

      據了解，目前，景德鎮市政府采購辦分為三個科室，分別為采購科、信息科、綜合科，每個科室負責不同類別的采購，在《辦法》出臺之前，檔案整理的責任沒有明確，通常是“誰采購誰歸檔”，文件丟失、殘缺等問題時有出現，甚至有時，當供應商投遞了質疑、投訴書，但由于采購文件殘缺不全，導致案件調查存在很大難度，而問及工作人員，又互相推諉責任。

      為此，景德鎮市政府采購辦出臺《辦法》，明確規定，綜合科負責政府采購檔案立卷、裝訂、編制目錄、歸檔，并對檔案統一管理，以確保政府采購項目檔案存放有序、查閱方便，嚴防毀損、散失。“當責任落實到人，由專人負責，文件殘缺、丟失等問題就將大大減少，當需要查詢歷史文件時，查詢的速度和準確率也將進一步提高”。

      尚存一點不足

      雖然類似于該《辦法》的管理規定，在江西省還為數不多，雖然該《辦法》對應該歸檔的文件、歸檔的責任人，歸檔的時間等內容都進行了明確、具體的規定，但是，“該《辦法》依然存在一些美中不足之處”，張純表示。

      目前，《辦法》還只是約束景德鎮市政府采購辦內部人員檔案管理的工作，關于采購人、供應商、采購代理機構的相關采購文件還沒有納入該《辦法》的管理范圍之內。“如果將這些文件全部劃歸約束范圍，需要市政府有關部門統一發文，才能達到有效規范的作用”，張純說，“這還有些難度”。daiyun333.com

      但是，這些困難，并不能成為景德鎮市政府采購辦不斷前進的絆腳石，最終，采購人、供應商、采購代理機構的采購文件都將被納入該《辦法》的管理范圍，景德鎮市最終將建立起全面的政府采購檔案庫，為檔案的查詢提供更多的便利。